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5 ações para garantir que sua IES cumpra a Portaria MEC nº 315

Em abril de 2020, além do acervo físico, as Instituições de Ensino Superior passam a ter como obrigação também a versão digital dos documentos

A legislação que rege a Educação, mais especificamente, as Instituições de Ensino Superior no Brasil, tem pontos críticos e, muitas vezes, complexos. Como já falamos em outros artigos aqui no blog, um dos prazos que está chegando ao fim é para o atendimento à Portaria MEC nº 315. Segundo a norma, a partir de abril de 2020, torna-se obrigatória a todas as IES a criação de acervos digitais, mantendo também a gestão dos documentos físicos já existentes.

Neste cenário, os gestores educacionais precisam sair em busca de ferramentas que não somente auxiliem no processo, como também tragam melhorias significativas aos indicadores de desempenho da gestão acadêmica. Existem algumas ações possíveis para garantir que a sua instituição cumpra as normas do MEC com organização e praticidade.

Confira cinco delas abaixo:

1. Capacitar os profissionais responsáveis pelos documentos e acervos

Investir em conhecimento nunca é demais. Os profissionais responsáveis pelos documentos e acervos da instituição devem conhecer e entender a legislação, assim será possível realizar a digitalização com mais entendimento e simplicidade. Esses colaboradores devem fazer cursos e participar de treinamentos relacionados ao tema, para isso, um especialista em legislação educacional pode ajudar.

2. Montar um cronograma de ações para atender à norma em tempo hábil

Será preciso criar uma sequência de ações para criar o acervo digital, definir prazos para início e finalização do processo. Para isso, é preciso que o acervo físico já esteja muito bem organizado, talvez essa possa ser uma das primeiras ações do seu cronograma, caso os documentos físicos estejam bagunçados ou não estejam acessíveis. Converse com os profissionais que cuidam desse setor na universidade, eles devem fazer parte deste processo e ajudar a montar um calendário com prazos e atividades que sejam bons para todos.

3. Definir quem será a pessoa responsável pela guarda e conservação dos documentos

Com a digitalização dos documentos, será criado o Depositário de Acervo Acadêmico (DAA), e será necessário eleger um guardião para esses dados. Na definição da pessoa responsável pelos cuidados com o acervo, eleja profissionais já habituados à rotina de gestão de arquivos e documentos, dando preferência aos que já participaram de cursos ou treinamentos sobre o tema, como sugerido no item 1.

4. Criar e avaliar os índices de gestão para garantir o ganho de performance

É importante saber como será avaliado e gerido o processo de digitalização do acervo. Defina de quanto em quanto tempo será feita uma avaliação para medir a eficiência das ações do cronograma sugerido no item 2. Reuniões semanais para acompanhar o processo podem ajudar a garantir que tudo seja feito dentro do prazo estipulado. Faça uma análise pré e pós-digitalização para perceber claramente quais foram os ganhos em tempo e desempenho.

5. Investir em um sistema automatizado que entregue tudo no mesmo pacote

Escolha um software de gestão completo, com bom custo-benefício e reconhecido no mercado. Faça uma boa pesquisa antes dessa escolha para ter a certeza de que analisou todas as opções disponíveis e optou pela mais benéfica à instituição, aos colaboradores e alunos.

A Prima, empresa especializada no desenvolvimento de tecnologias para a área educacional, criou o software SophiA Acervo Acadêmico para auxiliar gestores educacionais nesta missão.

Por meio do sistema, as IES podem digitalizar o acervo acadêmico de forma segura e bastante prática, pois ela conta com importantes funcionalidades que ajudarão na gestão do acervo digital e físico, como:

• Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da universidade;

• Controle do empréstimo de documentos físicos por meio da análise de movimentação do documento, garantindo mais segurança ao movimentar o seu acervo acadêmico digital;

• Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico - o DAA;

• Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;

• Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;

• O SophiA pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.

Agora que você já conhece as dicas de como a sua Instituição de Ensino Superior deve digitalizar o acervo acadêmico seguindo as recomendações do MEC, saiba mais sobre as funcionalidades do SophiA Acervo Acadêmico. Clique aqui e entre em contato para conversar com um de nossos consultores especializados.

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