Sua Instituição de Ensino Superior já tem um comitê formado para as adequações necessárias à Portaria MEC nº 315, que determina a existência do acervo acadêmico digital? Se ainda não, agora é o momento de estabelecer esse grupo e focar nos principais pontos de mudança da nova regulamentação.
Inclusive, se você deseja se aprofundar mais neste assunto, no próximo mês, no dia 03/12, terça-feira, vamos lançar um e-book sobre o tema. Você pode assinar a nossa newsletter e acompanhar nossas redes sociais para ter acesso ao material.
Por enquanto, siga na leitura desse artigo sobre os principais pontos obrigatórios da lei, como o comitê gestor e a certificação dos documentos, e entenda o que fazer para que sua instituição atenda às novas normas estabelecidas pelo MEC na Portaria nº 315 em relação ao acervo acadêmico digital.
Comitê gestor
A Portaria MEC nº 315 determina a obrigatoriedade de as instituições de ensino constituírem um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico. Sua instituição precisará eleger os profissionais responsáveis por cuidar de todo o processo de digitalização das documentações, garantindo, inclusive, a proteção dos dados. Lembre-se que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é um importante ponto a ser levado em conta nessa comissão.
Além disso, será necessário contratar um sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, já que o acervo digital deve ser controlado por meio de uma ferramenta como esta. Vamos ver mais sobre esse tema no próximo tópico.
Contratação de um sistema de gestão
Será preciso adquirir um sistema para gerir as documentações digitais da sua IES. Antes de contratá-lo, será necessário realizar uma pesquisa de mercado para encontrar um software que tenha, no mínimo:
I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e
IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
O SophiA Acervo permite que as Instituições de Ensino Superior possam fazer a migração de seus acervos físicos para o meio digital. A Prima, empresa que desenvolve a linha de softwares SophiA, é especializada no nicho de mercado que engloba escolas e bibliotecas, com mais de 26 anos de expertise. Por isso, tem o sistema ideal para que a transição do acervo acadêmico seja feita dentro das especificações estabelecidas pelo MEC. Inclusive a certificação digital, que é o próximo tópico deste artigo, poderá ser feita com o auxílio do sistema sob demanda do cliente.
Certificação digital
Em seus artigos 45 e 46, a Portaria MEC nº 315 estabelece que os documentos que compõem o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior devem ser convertidos para o meio digital, porém, não basta uma simples conversão. É necessário que os arquivos digitais sejam certificados no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade, durabilidade e a validade jurídica do acervo.
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual de um cidadão. Ela existe há 18 anos no país e é utilizada também no lançamento de notas fiscais eletrônicas, na emissão de passaportes, carteiras de habilitação e certidões de nascimento digitais, no registro de imóveis, entre muitos outros documentos.
Para emitir diplomas digitais, por exemplo, também é necessário haver uma certificação digital ICP-Brasil.
Com essas informações em mãos, já está na hora de dar os primeiros passos em direção ao acervo acadêmico digital. Fale com a nossa equipe de vendas e saiba mais: 0800 55 7074 ou vendas@Sophia.com.br.
