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Digitalizar o acervo acadêmico: como sua IES deve fazer isso?

Para seguir as normativas das portarias do MEC, as Instituições de Ensino Superior precisam digitalizar o acervo acadêmico até dezembro de 2019

O Ministério da Educação é o órgão responsável pela supervisão das Instituições de Ensino Superior no país tendo como parte de seu trabalho projetar melhorias para as universidades, que vão desde a qualidade do ensino até a organização dos documentos. E é com base nessa premissa que recentemente o MEC publicou as Portarias nº 22 e nº 315, que propõem que as IES comecem a digitalizar o acervo acadêmico.

Essa proposta é bastante positiva, pois visa garantir a segurança das informações, além de facilitar o acesso aos documentos das Instituições de Ensino Superior. Para se adequar às recomendações do MEC, as universidades têm até dezembro de 2019 para digitalizar o acervo acadêmico, porém a atual preocupação dos gestores é sobre como realizar este processo de forma eficaz.

Para ajudá-los com essa questão e ainda esclarecer outras dúvidas sobre as portarias, reunimos na sequência deste artigo algumas dicas interessantes sobre como digitalizar o acervo acadêmico utilizando bons recursos tecnológicos como aliados. 

As Portarias nº 22 e nº 315 

O Ministério da Educação publicou, em dezembro de 2017, a Portaria nº 22 que estabelece o processo de digitalizar o acervo acadêmico, visando a segurança das informações das Instituições de Ensino Superior. Já em abril de 2018, o MEC também promulgou a Portaria nº 315, que amplia o prazo de adequação das universidades para dezembro de 2019, sendo que a partir desta data as instituições poderão receber visitas do MEC.

É importante que os gestores das Instituições de Ensino Superior destinem um tempo para ler na íntegra as portarias e compreender todos os pontos apresentados pelo MEC sobre como digitalizar o acervo acadêmico de forma efetiva, o que pode ser feito nesse link e também nesse outro.

O passo a passo para digitalizar o acervo acadêmico 

Para cumprir as determinações do MEC dentro do prazo estipulado, muitas Instituições de Ensino Superior já começaram a se planejar para dar início ao processo de digitalizar o acervo acadêmico. Como recomendado acima, é interessante ler as portarias para conhecer todas as atribuições, pois é nesses documentos que o gestor da universidade também terá a chance de conhecer as etapas que fazem parte dessa digitalização.

Há algumas fases que são consideradas principais no processo de digitalizar o acervo acadêmico. Ao conhecê-las e colocá-las em prática, a Instituição de Ensino Superior dará um passo importante rumo a uma digitalização segura e eficaz. São elas:

  • A Instituição de Ensino Superior precisa ter previamente todos os documentos físicos organizados;
  • É necessário selecionar um responsável dentro da universidade para cuidar do acervo digital, responsável esse chamado de depositário do acervo acadêmico;
  • É imprescindível se atentar aos prazos e, principalmente, escolher um software completo para auxiliar na etapa de digitalizar o acervo acadêmico.

O SophiA Acervo Acadêmico  

Seguir as recomendações do MEC em relação ao processo de digitalizar o acervo acadêmico é fundamental para que as Instituições de Ensino Superior não tenham problemas no futuro, já que após o prazo apresentado pelo órgão as universidades que não cumprirem as regras das Portarias nº 22 e nº 315 poderão ser acusadas de irregularidade administrativa. 

Parte fundamental deste processo é a escolha do software responsável por digitalizar o acervo acadêmico, e é justamente para atuar em parceria com as Instituições de Ensino Superior que a Prima, empresa especializada no desenvolvimento de tecnologias para a área educacional, criou o software SophiA Acervo Acadêmico.

Por meio dessa plataforma, as universidades terão a chance de digitalizar o acervo acadêmico de forma segura e bastante prática, pois ela conta com importantes funcionalidades que ajudarão na gestão do acervo digital e físico, como:

  • Ficha básica de catalogação como ponto de partida, que pode ser ajustada conforme as necessidades da universidade;
  • Controle do empréstimo de documentos físicos por meio da análise de movimentação do documento, garantindo mais segurança ao movimentar o seu acervo acadêmico digital;
  • Praticidade na gestão do Depositário de Acervo Acadêmico - o DAA;
  • Emissão e impressão de relatórios, gráficos e outros documentos personalizados, facilitando a circulação e disseminação das informações armazenadas;
  • Terminal Web que permite consultas internas da equipe à base de dados, com segurança e possibilidade de edição personalizada de campos de busca;
  • O SophiA pode ser integrado a outros sistemas usados na Instituição, é fácil de operar e apresenta um ótimo custo-benefício.

Agora que você já conhece as dicas de como a sua Instituição de Ensino Superior deve digitalizar o acervo acadêmico seguindo as recomendações do MEC, saiba mais sobre as funcionalidades do SophiA Acervo Acadêmico. Clique aqui e entre em contato para conversar com um de nossos consultores especializados.

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