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Por SophiA Em Bibliotecas e Acervos

Tudo o que você precisa saber sobre gestão de biblioteca

Migrar para um sistema digital de administração é um dos principais caminhos para tornar o processo de gestão mais prático e eficiente para todos.

Não é novidade que a leitura é um processo fundamental para qualquer ser humano. É através dela que se consegue, por exemplo, aprimorar o vocabulário; dinamizar o raciocínio, a interpretação e a comunicação; informar-se, adquirir novos conhecimentos e atualizar-se. 

A leitura trata-se, ainda, de uma prática associada ao lazer para a maioria das pessoas que a tem como um hábito. Ela permite dar asas à imaginação e à criatividade, e proporciona relaxamento e descontração.       

Apenas considerando esses benefícios, não é difícil chegar à conclusão da essencialidade de estimular tal atividade, para que o costume de ler comece desde cedo e siga ao longo da vida. Trata-se de uma responsabilidade conjunta — tanto do pais, da escola e dos educadores, quanto dos órgão públicos e da sociedade em geral.

Disponibilizar boas bibliotecas — em todos os seus níveis de abrangência, como o escolar, cultural e, até, corporativo, por exemplo — é uma das principais iniciativas nessa luta. Entretanto, para obter sucesso nesse sentido, outro aspecto é crucial: a gestão de biblioteca de forma eficiente.

Mas, vamos por partes. 

Por que as bibliotecas são tão importantes? 

As bibliotecas tratam-se, principalmente, de um espaço de incentivo — em especial, no caso das crianças. Todavia, tais espaços nunca perdem a "magia" para quem cresce sabendo apreciar uma boa leitura. Sempre há o que ser explorado.  

Além disso, bem ali, ao alcance das mãos, estão as mais distintas possibilidades. Ciência; história; "estórias" — romance, ficção científica, aventura, terror; contos; poesia; linguagem; culturas; números; tecnologia...enfim, dentre tantas e inumeráveis outras oportunidades de investir o tempo.      

Tal ambiente é tão significativo que a obrigatoriedade de sua existência em instituições de ensino é estabelecida pela legislação. Trata-se da Lei Nº 12.244 de 24 DE MAIO de 2010.  

No entanto, vale pontuar que, por si só, o sistema adotado pelas bibliotecas já é um estímulo à leitura. A prática do empréstimo incita o leitor a começar logo a ler para ter tempo de finalizar a obra antes do fim do prazo. Ainda, não é pequena a possibilidade de encontrar algo interessante além do que se procura inicialmente e que antes nem se planejava desbravar. Cria-se, desta forma-se, uma especie de ciclo.

Outro ponto importante proporcionado pelas bibliotecas é a possibilidade de, por lá, compartilhar experiências, trocar ideias, receber e passar indicações.

Especificamente, pode-se dizer também, que  os diferentes níveis de abrangência das bibliotecas apresentam sua particularidades: 

•As bibliotecas escolares e universitárias

Frequentar a biblioteca com os estudantes é uma atividade fundamental a ser exercida pelos educadores desde os primeiros anos da criança na escola — principalmente porque, muitas vezes, esse é o primeiro contato que o pequeno terá com os livros e o mundo letrado.   

Nos primeiros anos da vida escolar, por exemplo, as crianças estão em fase de descoberta e só a mudança de ambiente físico já é um acontecimento. Ou seja, só o fato de ir até a biblioteca já desperta interesse. E vale se aproveitar dessa empolgação para inserir e familiarizar os pequenos ao ambiente de leitura. 

Um professor pode, por exemplo, usar as bibliotecas não só como um espaço destinado a ler, mas, também, como um local para as atividades lúdicas. Isso ajuda no processo de aproximação do aluno com o mundo literário.

Conforme a vida escolar evolui, o livro que antes era mais ilustrativo, passa a ter menos figuras, as letras começam a ficar menores, o número de páginas aumenta, e os assuntos tornam-se mais consistentes. E tudo está ali, ao alcance das mãos. Cria-se um hábito, parar levar para a vida.

Tal costume, no entanto, precisa ser incentivado constantemente. O que só ratifica a importância das bibliotecas em todas as etapas escolares, bem como na vida acadêmica — fase de muita pesquisa e busca por novos conhecimentos.       

•As bibliotecas corporativas e as bibliotecas públicas e culturais 

Mas, engana-se quem pensa que adulto não precisa de incentivo. Criar bons bons hábitos é importante, mas, mantê-los é mais ainda.

As bibliotecas públicas e culturais são um meio para a conservação do costume de leitura e uma maneira, também, que as pessoas encontram para manterem-se sempre motivadas à prática.  

Novidade para muita gente, no entanto, pode ser a existência das bibliotecas corporativas — ou seja, um espaço específico que atende a equipe de uma corporação. Trata-se de um local de incentivo, formação cultural e educação continuada dos colaboradores. 

Para o funcionário, as vantagens da existência de uma biblioteca corporativa é a praticidade do auxílio no crescimento profissional. Já as empresas, mantendo tais locais, ganham em fortalecimento da cultura organizacional; bem como contribuem para o alcance de suas metas e objetivos, visto que disponibilizam informações relevantes para o negócio e para a formação de profissionais mais qualificados. 

Agora, sim — por que investir em uma eficiente gestão de biblioteca é importante?

Um ambiente educacional, por exemplo, precisa de praticidade e eficiência. Quem quer incentivar a leitura precisa proporcionar essas duas coisas, já que os usuários de uma biblioteca têm que conciliar todas as atividades do dia a dia em apenas 24 horas, e essas competências os ajudarão a manter os hábitos de leitura.

Ambas — praticidade e eficiência — podem, porém, ser conseguidas com um bom sistema de gestão de biblioteca. Trata-se, principalmente, da migração de algumas atividades, em especial as administrativas, para o meio digital. Soluções tecnológicas, como softwares especializados, se propõe a isso. Entre eles, estão os desenvolvidos pela empresa Prima. São as chamadas soluções SophiA.    

O sistema Philos

O Philos faz parte das soluções SophiA desenvolvidas pela Prima. Voltado, especialmente, para a gestão de bibliotecas escolares, ele é utilizado por centenas de colégios para, por exemplo, controlar  e melhorar o acesso de quem pode fazer cada tipo de atividade na biblioteca.

O software possibilita o acesso fácil às estatísticas do acervo da biblioteca, bem como as relacionadas a sua circulação. Situação que permite que a equipe dedicada ao setor realize ações de incentivo à leitura, de forma prática e eficiente.

O Philos conta, por exemplo, com um portal que permite que tanto os alunos quanto demais usuários da biblioteca realizem pesquisas no acervo, bem como façam reservas, renovações de empréstimos, visualizem quais foram as aquisições recentes feitas pela biblioteca da escola e, ainda, quais são as obras mais emprestadas.

A solução desenvolvida pela Prima fica hospedada no datacenter da Microsoft, o Azure, e não nos servidores da escola. Bem por isso, a equipe de Tecnologia da Informação da instituição não precisa se preocupar com atualizações e backups — já que isso é responsabilidade do fornecedor. Tal formato também reduz o consumo de energia da escola, bem como investimentos em licenças e equipamentos.

Vale salientar que a equipe de suporte do Philos é composta por analistas especializados no sistema gestão de bibliotecas escolares. Ela pode ser acionada tanto por telefone, quanto por chat, ou e-mail. Ainda, é possível acompanhar a evolução dos atendimentos por meio da Área do Cliente.

Confira algumas opiniões de quem utiliza a plataforma:

"O Philos é uma ótima alternativa para bibliotecas e acervos escolares, pois cumpre a função na gestão do acervo, é moderno e de fácil utilização, visualmente atrativo para os jovens, e oferece os principais serviços online. Com a dinamização do processo, a biblioteca está VIVA, interagindo com toda a comunidade escolar e participando ativamente do processo de ensino-aprendizagem." — Bibliotecária do Colégio Magister, Rosana FrancioliConfira o case.

"O processo de implantação do Philos no Colégio Soka foi muito natural. O software é bastante intuitivo e prático tanto para quem administra quanto para quem acessa o terminal web. Percebemos já na implementação a praticidade no cadastro das obras e catalogação dos livros. A organização da nossa sala de leitura ficou muito mais inteligente. Avalio o Philos e os serviços prestados pela Prima como excelentes. O software conta com atualizações sempre e toda vez que precisamos falar com o suporte somos rapidamente atendidos. A gestão por meio do Philos auxilia bastante no incentivo ao uso da sala de leitura. A procura por livros aumentou consideravelmente logo após a contratação do software." — Gestora da Sala de Leitura e Professora de Empreendedorismo no Colégio Soka do Brasil, Ingrid Francini. Confira o case.

"Já sentimos uma grande melhoria organizacional no processo de registro, saída e devolução de livros ao utilizar o Philos. A gestão auxiliou o processo já implantado na escola, que sempre manteve a interação aluno + livro + leitura. O sistema veio somar à nossa prática de incentivo à esta prática. O software implantado não oferece dificuldades de compreensão e manipulação. O sistema ainda é muito recente, estamos cadastrando nosso acervo, mas já sentimos o avanço. O Philos atendeu as nossas expectativas. O suporte e a atenção são imediatos quando temos alguma dúvida, somos sempre prontamente atendidos."  — Assessora de Comunicação do Colégio Queiroz Brunelli, Rosemeire Pocente. Confira o case.

Para saber mais sobre a solução Philos, basta solicitar uma demonstração sobre o sistema diretamente com a equipe responsável pela ferramenta de gestão de bibliotecas escolares. 

O SophiA Biblioteca Universitária

Já para a gestão de bibliotecas acadêmicas, a Prima oferece o sistema SophiA Biblioteca Universitária. O software é baseado nos padrões internacionais de catalogação e comunicação de dados:

•MARC 21

•ISO 2709

•Z39.50 cliente e servidor

•XM

Com a ferramenta é possível gerir a biblioteca digital, com vinculação de diversas mídias — como PDF, DOC, imagem, vídeo e som, por exemplo. Ela também é integrada a provedores de conteúdo digital, como o Minha Biblioteca e a Pearson.

Outra funcionalidade do SophiA Biblioteca Universitária é a disponibilização aos seus usuários dos trabalhos e pesquisas realizados pelo corpo docente e discente da instituição que o sistema atende.

A solução possui, ainda, além do Terminal Web, um aplicativo que pode ser personalizado com a identidade da universidade, para facilitar a comunicação com a comunidade acadêmica. Tal ferramenta possibilita que o aluno tenha acesso online às principais operações da biblioteca — como é o caso de renovações e reservas.

Outros recursos a se destacar nesse sistema de gestão de bibliotecas é a possibilidade de os usuários requisitarem volumes de outras bibliotecas da mesma instituição e, também, conseguirem realizar o levantamento de referências bibliográficas de acordo com as normas ABNT.

Confira algumas opiniões de quem utiliza o SophiA Biblioteca Universitária:

"A sua utilização permite que os processos de catalogação se tornem simples, rápidos e completos, que a circulação tenha relatórios com dados concretos, além de atuar na melhoria do atendimento aos usuários." — Vice-diretor e Bibliotecária do Instituto de Educação e Ensino Superior de Campinas (IESCAMP), Rubens Scardua e Denise PregoConfira o case.

"Após doze meses de utilização do SophiA Biblioteca na Unicamp as avaliações de produtividade nas atividades de catalogação aumentaram significativamente e o tempo de atendimento aos usuários na circulação diminuíram. A relação custo versus benefício foi bastante significativa. O relacionamento entre a Unicamp e a Prima transcorre muito bem desde seu início, pois a empresa possui know-how, e isto a torna diferenciada no mercado de software para bibliotecas. Podemos considerar que integração seria a palavra-chave das atividades executadas pelo SophiA no sistema de Bibliotecas da Unicamp. Trata-se de um produto atual, versátil. Com a versão mobile e o terminal web a utilização dos usuários também é facilitada. As atividades relativas à biblioteca (renovação, reservas e recentemente, chat e endereços das bibliotecas do SBU) podem ser operacionalizadas facilmente. O número de operações via mobile e terminal web vem aumentado significativamente mês a mês, mostrando a credibilidade dos usuários pelo serviço." — Bibliotecário e membro do Grupo Gestor do SophiA na Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), Gilmar VicenteConfira o case.

"Dentre os principais benefícios do SophiA destaca-se a catalogação de exemplares para o acervo. Ficou muito mais simplificada e ágil; antes perdíamos muitas informações e era necessário atualizar o sistema para que os novos exemplares aparecessem para o usuário. Esse problema foi solucionado e a disponibilização dos exemplares para os usuários ocorre em tempo real, o que facilita muito o processo." —Bibliotecária da Universidade de Uberaba (UNIUBE), Dayse Domingues. Confira o case.

Para solicitar um orçamento da solução SophiA Biblioteca Universitária, basta entrar em contato com a equipe responsável pelo sistema de gestão de bibliotecas acadêmicas. 

Para as bibliotecas corporativas e culturais 

O SophiA Biblioteca vai além da gestão de bibliotecas escolares e acadêmicas. O software foi desenvolvido para atender todo o tipo de biblioteca — incluindo os espaços corporativos e culturais.

Para facilitar a relação SophiA e empresa, por exemplo, a solução Prima pode ser integrada a outros sistemas usados na corporação. Desta forma, não é necessário cadastrar colaboradores em dois sistemas distintos.

Com o SophiA Biblioteca também é possível contar com o recurso "Legislação". Nele, a instituição pode cadastrar e controlar normas nas esferas municipal, estadual, federal e internacional, tendo as alterações sofridas por elas durante sua vigência.

Ainda, através do método de disseminação seletiva da informação, o usuário do sistema de gestão de bibliotecas pode ser avisado quando algo relacionado a determinado tema selecionado por ele estiver disponível na biblioteca em questão.

Confira algumas opiniões de quem utiliza o SophiA Biblioteca:

"Pesquisamos os softwares existentes no mercado e concluímos que o SophiA Biblioteca apresentava os requisitos para atender às nossas necessidades. Os usuários ficaram mais satisfeitos porque a interface amigável facilitou a consulta. A pesquisa livre ou combinada ajuda muito a chegar ao item ou tema desejado, pois o usuário tem muitas possibilidades de restringir ou ampliar sua busca. O Memorial é um ponto turístico que recebe pessoas do mundo inteiro, e que muitas vezes desejam realizar a consulta em seu idioma. Aí, tanto os filtros como a possibilidade de mudança de idioma na busca, são importantes." — Gerente da biblioteca do Memorial da América Latina, Aparecida da Graça Guimarães. Confira o case.

Sem dúvida o SophiA Biblioteca deu um grande upgrade na Biblioteca do Metrô nesses últimos anos, nos dando a chance de melhorarmos cada vez mais. A Prima tem nos auxiliado bastante, principalmente na área de suporte técnico. Vejo, em especial nos encontros de usuários, o quanto a Prima pensa e se preocupa com seus clientes." — Bibliotecário do Metrô - SP, Daniel ArnaultConfira o case.

"O que nos motivou a comprar os sistemas SophiA foi a qualidade e a quantidade de instituições utilizando o sistema SophiA Biblioteca, além do preço convidativo. O SophiA tornou mais ágil os trabalhos da biblioteca. É um sistema excelente e os serviços prestados também. A nossa biblioteca por ser pequena sempre teve seus serviços modernizados, com o SophiA isso só melhorou. O Terminal Web foi outro ponto de destaque, um dos benefícios que trouxeram modernidade. Nosso sistema antigo não possibilitava o acesso pela web e hoje possuímos um alcance maior via internet, o que difunde mais nossa instituição." — Historiadora e museóloga, gerente da Coordenadoria do Centro de Referência da Memória da Eletricidade, Leila LoboConfira o case.

"O SophiA Biblioteca é um sistema de automação que traz significativas mudanças de melhoria a cada nova versão, atendendo de maneira diferenciada as necessidades de cada instituição e visando a melhoria do produto final que é a gerência da disponibilização da informação ao usuário. O suporte ao sistema atende com agilidade e competência as solicitações e dúvidas. Já o SophiA Acervo sistematizou os processos de inventariação e passamos a ter informações, imagens e documentos digitalizados, organizados e preservados, disponíveis em rápidas pesquisas e acessíveis ao público que deseja pesquisar internamente." — Coordenadora da Biblioteca do Instituto Ricardo Brennand, Aruza de HolandaConfira o case.

Para saber mais sobre a solução SophiA Biblioteca, basta entrar em contato com a equipe responsável pelo sistema de gestão de bibliotecas.

Atuação dos softwares da Prima 

Atualmente, as soluções de gestão SophiA contam com mais de 3.500 clientes espalhados por todo o Brasil e, também, pelo exterior. Os softwares da Prima são usados pelas principais bibliotecas do Brasil, como, por exemplo: 

•Pela Biblioteca Nacional, considerada pela Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO) uma das principais bibliotecas nacionais do mundo;

•Pela Academia Brasileira de Letras, uma das mais importantes instituições literárias brasileiras; 

•O Centro Universitário Belas Artes de São Paulo, que oferece cursos de graduação, especialização, mestrado, cursos livres e cursos internacionais em áreas como Arquitetura e Urbanismo, Artes Cênicas, Artes Visuais, Comunicação Social, Design, entre outras. 

Para conhecer todos os clientes dos softwares SophiA, acesse a área clientes no site da ferramenta de gestão de bibliotecas.

Para saber mais sobre como os softwares SophiA podem ajudar a biblioteca da sua instituição a aprimorar as funções — deixando-as mais práticas e eficientes — bem como a melhorar o atendimento a todo a comunidade envolvida, entre em contato com  a equipe SophiA e solicite uma demonstração.  

Ainda, para ficar por dentro de diversas dicas e assuntos envolvendo a gestão de bibliotecas,  acesse o Blog: Bibliotecas e acervos do sistema SophiA. 

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