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Como administrar bem os três pilares da gestão escolar com SophiA

Entenda como usar a tecnologia a favor do sucesso da sua escola com um software que irá permitir a gestão operacional, gerencial e estratégica

Esse artigo é sobre como usar a tecnologia a favor do sucesso da sua escola. O conteúdo é um pouco mais extenso, mas muito valioso. Se preferir assistir a um vídeo sobre o assunto, dê o play aqui embaixo, se não, siga na leitura.

Um software de gestão escolar tem como objetivo cuidar das informações da instituição e auxiliá-la em diversos níveis, começando do operacional, passando pelo gerencial e, por fim, pelo nível estratégico.

O primeiro nível é o operacional e deve centralizar as informações sobre os alunos. Um mesmo lugar de armazenamento deve propagar as informações para todos que precisam dela, como professores, colaboradores da secretaria ou do financeiro, por exemplo. É essencial que seja intuitiva e fácil também a recuperação desses dados, para que não seja necessário um tempo excessivo apenas para encontrar informações, que precisam ser rapidamente encontradas no dia-a-dia dinâmico da escola.

Vamos supor que seja preciso ir até outro prédio ou departamento dentro da instituição para encontrar informações em um documento físico, como uma ficha impressa. Além do tempo de deslocamento até lá, o colaborador precisa ainda aguardar para ser atendido e mais tempo para encontrar os dados dentro de um arquivo físico, dentro de gavetas, por exemplo. Isso sem falar no risco de um documento ou uma informação não ser encontrado.

Um sistema informatizado vai ajudar nesse propósito, para tirar o cadastro de alunos daquele caderninho ou de inúmeras planilhas. Se a sua escola tem um pedaço das informações sobre alunos no sistema do banco, outro dentro de arquivos físicos na secretaria e outro para dados acadêmicos, por exemplo, a solução ideal é unificar a informação utilizando um sistema de gestão integrado feito sob medida para as demandas do segmento.

O acesso a essas informações, claro, é controlado. É possível definir quais acessos delegar a quais colaboradores, compartilhando os dados certos e necessários com cada tipo de time. Nem todo mundo terá acesso a tudo e nem todo mundo poderá editar tudo o que está no sistema. É necessária a configuração de perfis de acesso.

A partir daí, é a hora de começar a prover funções para cada setor específico da instituição. Vamos iniciar com a importância de adotar um bom CRM – em inglês, Customer Relationship Management, e em português, Gerenciador de Relacionamento com o Consumidor, que englobe a área de venda e pós-venda. Essa ferramenta vai permitir a gestão não só da captação de novos alunos, como da retenção dos atuais clientes da escola. No momento da captação de um novo aluno, é preciso manter um histórico preciso das interações já realizadas e não correr o risco de esquecer de alguma atividade pendente. Mas não é só isso, as instituições podem ainda usar o CRM para manter a comunicação e o relacionamento com seus alunos atuais e também com ex-alunos, enviando mensagens, por exemplo, na data de seu aniversário, mesmo após o término do curso. Um antigo cliente pode trazer um novo cliente para a escola, ex-alunos podem, até mesmo, trazer seus filhos para estudarem na mesma escola em que os pais se formaram.

É extremamente importante manter esse bom relacionamento com o cliente. E com um sistema de gestão, é possível fazer isso de maneira prática com envio de mensagens automáticas, lembrando datas e eventos importantes.

Outro ponto relevante, é o registro e compartilhamento de situações que acontecem com os alunos no dia-a-dia escolar. Isto também pode ser registrado num sistema de gestão tanto para uso interno da escola, quanto para aviso aos pais e responsáveis. Esta é mais uma ferramenta que facilita a centralização de informações e fortalece o vínculo entre escola e família.

Encerrando o tópico de importância de um bom CRM, entramos no ERP – Enterprise Resource Planning, na tradução para o português, Planejamento de Recursos Empresariais. Uma instituição de ensino, além de escola, é uma empresa e precisa ter o controle das receitas e dos gastos – o ERP é a base disso, para gerenciar as contas a receber, realizar cobranças e recebimentos, analisar o nível de inadimplência e atuar para diminuí-lo, controlar os pagamentos e, em um nível mais avançado, fazer uma análise e a gestão dos resultados da escola.

No ERP, também é possível fazer:

• Controle de estoques, principalmente para aquelas escolas que trabalham com sistemas de ensino, para poder gerir os kits escolares que foram solicitados, recebidos ou entregues aos alunos.

• Controle do uso de materiais de consumo interno da instituição, como materiais de escritório.

• Automação de envio de lembretes de vencimentos de mensalidades e cartas de cobrança.

As operações relacionadas aos processos acadêmicos da instituição também podem ser trabalhadas dentro do sistema de gestão escolar. Planejamento de aulas, montagem de quadro de horário, conteúdo programático previsto e realizado, quantas turmas serão atendidas e quantas salas serão necessárias para isso, controle de frequência e acesso dos alunos, processos de avaliações, elaboração e acesso da secretaria aos documentos escolares, divulgação de informações como notas, eventos e ocorrências aos alunos e pais ou responsáveis. São aquelas tarefas importantes de serem bem definidas antes do começo de cada ano letivo e acompanhadas durante todo o período.

Um local que precisa ser lembrado também com muito carinho pelo gestor no nível operacional da gestão é a biblioteca escolar. Um sistema de gerenciamento da biblioteca ou sala de leitura vai cuidar da organização do acervo, promover a recuperação de informações, facilitar operações de empréstimos e devoluções, saber quem está devendo livros, permitir consulta do aluno ao acervo online, pela web, aumentando o acesso à biblioteca e incentivando os alunos a consumirem os serviços deste espaço.

Agora, vamos evoluir para o nível tático e gerencial da gestão escolar. A ciência de dados é uma tendência forte em todos os segmentos de mercado hoje, e para as escolas também é muito importante ter indicadores de gestão vindos de uma base de dados confiável para a tomada de decisões. Cada área cria os seus indicadores, por exemplo, no âmbito acadêmico, financeiro, na captação de alunos e na biblioteca. É possível, por exemplo, enxergar como está o funil de vendas da escola e suas taxas de conversão, os níveis de aprovação, desempenho por professor, resultados financeiros, nível de utilização da biblioteca e outros indicadores. E depois das análises destes dados, os cenários estão de acordo com aquilo que o gestor esperava? Os dados mostram os pontos a serem melhorados e aqueles que estão apresentando bom desempenho.

Um sistema de gestão eficaz precisa prover as ferramentas necessárias para analisar dados, elaborar gráficos e relatórios, entre outros importantes fatores que influenciam nos indicadores. A mineração de dados e o uso da Inteligência de Mercado – Bussiness Inteligence – são tendências que devem ser aderidas pelas instituições escolares que buscam sucesso por meio do uso da tecnologia.

Vamos então, para o nível estratégico da gestão escolar. Aqui vamos olhar para os indicadores da escola e verificar se estão alinhados com a estratégia de negócios estabelecida, definindo metas, iniciativas e atividades que serão acompanhadas pelos resultados dos indicadores. Ou mesmo na opção inversa, definir uma estratégia e, por meio dos indicadores já estabelecidos, decidir como eles serão evoluídos para chegar aos objetivos. No nível estratégico, é feito também o planejamento financeiro da escola, definindo qual o orçamento dedicado para cada área, assim como a definição de missão, visão e valores da instituição.

Ótimo, você já sabe como é essencial investir nos níveis operacional, tático e estratégico da escola. Mas e agora, como fazer a adoção de um sistema de gestão que dê suporte para tudo isso?

• É necessário pensar e elencar quais requisitos a sua escola demanda do sistema, criando uma lista das características básicas que o sistema deve ter para atender com qualidade as expectativas da instituição.

• É importante também manter a mente aberta para que a escola se adapte a novas práticas de gestão disponíveis no mercado e que ainda não fazem parte dos processos vigentes.

• Outro ponto a avaliar é a estrutura interna de TI para decidir o melhor modelo a ser adotado pela escola, uma versão desktop com uso da estrutura local, ou um sistema em nuvem, com acesso web, que demanda menos da infraestrutura local de TI.

• Escolhida a melhor opção de software de gestão para a sua escola, agora é preciso entender a importância de se dedicar ao funcionamento correto e completo desta solução, será necessário acompanhar de perto a fase de implantação e migração de dados, assim como estabelecer um bom calendário de treinamento dos colaboradores para o uso do sistema.

Indo um pouco além, hoje em dia, já existem empresas que fazem uso da inteligência artificial para automatizar alguns níveis de atendimento com chatbots – robôs que interagem, em geral, nas perguntas frequentes com base em dados já existentes de comportamento do consumidor. Por meio da identificação de palavras-chave presentes na solicitação, a inteligência artificial identifica o assunto e elenca possíveis soluções para as dúvidas. Respostas que funcionaram no passado, são enviadas para clientes com dúvidas similares no presente. Desse modo, é realizado um filtro antes que seja acionado o atendimento por um representante, que terá mais facilidade em finalizar o atendimento com sucesso.

A assistente Ana, presente no sistema SophiA Gestão Escolar Web, é um bom exemplo desse tipo de interação automática via chatbot. Ela guia o uso do sistema com mensagens padrão pré-definidas nas configurações, funciona como um passo a passo para facilitar o uso. Mesmo fora desse fluxo de uso, que possui as etapas de utilização do sistema, é possível usar a ferramenta para consultar dúvidas frequentes e esclarecê-las durante a utilização do sistema.

Então, vamos a um resumo de tudo o que falamos?

  • Um sistema de gestão escolar tem como objetivo cuidar das informações da sua escola e auxiliar em três níveis: operacional, gerencial e estratégico.
  • No operacional, a grande vantagem é centralizar informações e facilitar o acesso a elas, evitando falhas e economizando o tempo dos colaboradores.
  • Neste nível, será possível ter um controle preciso do relacionamento da escola com os clientes: pais e responsáveis, além de atuais, futuros e ex-alunos com um CRM.
  • Será possível também realizar o controle dos recursos empresariais por meio de um ERP. Como dissemos, além de uma escola, a sua instituição é uma empresa e precisa ter atenção em todos esses aspectos.
  • Um sistema de gestão engloba ainda a biblioteca escolar, permitindo controle das informações e incentivo dos alunos ao uso deste espaço.
  • No nível gerencial, vimos como é importante a adoção de mineração de dados e o uso da inteligência de mercado na escola. Um bom sistema deve prover gráficos e relatórios que possibilitem análises mais profundas do cenário.
  • No nível estratégico, analisamos a importância de definir indicadores de sucesso na gestão que devem ser sempre revisitados para avaliar se a escola está no caminho certo, atingindo as metas em diferentes departamentos.Enfim, chega a hora de contratar um sistema de gestão, e mostramos aqui os principais pontos a serem levados em conta pelas escolas, para que contratem um software que atenda às expectativas.

Com esse panorama sobre a gestão escolar, ficou mais claro compreender os passos para ter sucesso na sua escola com o uso da tecnologia oferecida por um software de gestão, como o SophiA. Se desejar mais informações, entre em contato com a gente!

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