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Por SophiA Em Blog Atualizada em 21 JUL 2020 - 15H07

Como gerir um acervo de arquivos digitais

Tendo os corretos registros e controle dos arquivos digitais, será possível gerir o acervo com sucesso, mas um software de gestão é parte essencial do processo. Saiba mais!

Você não acredita que, em sua instituição, seja possível gerir um acervo de arquivos digitais? Talvez a empresa tenha um volume muito grande de dados, ou talvez, tenha poucos colaboradores dedicados a cuidar desta tarefa, todos eles atarefados com muito trabalho a fazer.

Mas, existe uma grande chance de que a gestão do acervo digital esteja sendo difícil porque, na verdade, faltam dois elementos essenciais para que ela funcione: registro e controle. Será possível implementar estas duas características aos seus processos com a adoção de um software de gestão de acervos digitais.

Fazendo a contratação de um sistema de gestão de acervos digitais, como o SophiA Acervo, é possível realizar a catalogação de todos os seus arquivos digitais. Esses dados ficarão salvos em um base de dados, que poderá ser consultada e controlada pelos operadores do sistema sempre que necessário. E se o acervo for aberto ao público, é possível consultá-lo também por meio do Terminal Web.

Vale investir em um acervo de arquivos digitais?

Agora, se sua dúvida ainda é sobre os benefícios de investir em um acervo digital, listamos abaixo alguns motivos pelos quais vale a pena seguir em frente com essa ideia:

• Soluções digitais têm sido cada vez mais demandadas. Com a adoção do trabalho remoto, estudo a distância e distanciamento social, os arquivos digitais tornaram-se um item essencial dos acervos. Ofereça essa praticidade ao seu público!

• Claro que os itens em papel têm seu importante valor, mas, em muitos casos, podem ser substituídos pela versão digital, o que demonstra também a preocupação da empresa com a sustentabilidade.

• Com a digitalização do acervo, você pode economizar ou mesmo ganhar espaço físico.

Acervos híbridos

“Mas o meu acervo tem obras digitais e físicas. Vamos precisar de dois sistemas diferentes?”. A resposta é: não. Com o software SophiA Acervo, por exemplo, será possível gerir tanto o acervo de arquivos digitais, como demais itens físicos, como documentos, quadros, fotografias, entre outras peças.

Acesse a página do SophiA Acervo e saiba mais sobre esta solução: clique aqui! Ou se preferir, converse com o nosso time. Acesse: www.sophia.com.br/contato.

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