Por Liliana Giusti Serra. Doutora em Ciência da Informação pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho (UNESP). Mestre em Ciência da Informação pela Escola de Comunicações e Artes na Universidade de São Paulo (ECA/USP, 2015). Especialista em Gerência de Sistemas (2008) e graduação em Biblioteconomia (1992) pela Fundação Escola Sociologia e Política de São Paulo (FaBCI/FESP). Profissional da informação dos sistemas SophiA Biblioteca e SophiA Acervo.
A pandemia do coronavírus (COVID-19) veio para transformar a vida de todo mundo. Nada e nem ninguém passou ileso, em escalas diversas. Ainda sem previsão do término da situação de pandemia, embora com a retomada de algumas atividades, pessoas e instituições estão se adaptando à nova realidade. Com as bibliotecas não é diferente.
No início da decretação da quarentena muitas atividades foram suspensas. Aos poucos, algumas ações foram voltando adaptadas. Mais de seis meses após o início deste período, é possível identificar se os ajustes feitos deram os resultados esperados e como voltar à normalidade adaptada daqui em diante.
Se por um lado o fechamento de bibliotecas diminuiu a oferta de serviços aos usuários, por outro, podemos encarar este período como uma oportunidade para realizar ações que nem sempre conseguimos fazer em tempos normais. Essa pausa do público presencial pode e deve ser aproveitada para realizar rotinas nos metadados da coleção, inventário e ações de preservação.
Grandes bibliotecas possuem equipes que podem se dedicar exclusivamente para o tratamento e manutenção do catálogo de autoridades e do bibliográfico. Em instituições menores, com equipe reduzida, normalmente todos fazem de tudo um pouco. Padronizar nomes de pessoas, entidades, eventos, títulos uniformes e assuntos é uma ação delicada e precisa ser feita com muito cuidado, principalmente quando as autoridades são trabalhadas, visto que as mudanças afetam diretamente o catálogo bibliográfico.
Para realizar esta atividade é recomendado não dividir a atenção com outras ações, podendo empregar concentração plena nesta tarefa. Com a ausência ou diminuição de usuários presenciais, este momento se torna propício para a realização de manutenção de tabelas, corrigindo e atualizando dados. As funções de substituição de termos devem ser usadas e exploradas neste contexto, facilitando a rotina de padronização das autoridades.
Além de poder substituir um termo errado por um correto, o SophiA Biblioteca também permite a substituição em lote, transformando diversos termos errados em um correto. Para substituir em lote, os termos a serem modificados devem ser colocados na ‘Minha Seleção’.
Também é possível fazer a substituição de termos entre tabelas. Isto é necessário quando um tipo de autoridade é cadastrado na tabela errada (uma entidade cadastrada como pessoa, por exemplo). Para usar este recurso, clique na seta do botão ‘Substituir’ e escolha a opção ‘Entre Tabelas’. Para fazer esta substituição, é necessário que o termo destino já esteja cadastrado na tabela para onde será encaminhado.
Outra ação para padronizar e melhorar a qualidade dos metadados é a reimportação MARC. Este recurso permite que os metadados presentes sejam totalmente alterados, mantendo somente o código do título, sem afetar os exemplares vinculados ao registro. Esta funcionalidade é utilizada quando é feito um pré-cadastro de um recurso, principalmente para liberá-lo para uso de forma rápida.
Depois, com um pouco mais de tempo, é possível pesquisar se este recurso está cadastrado no catálogo de outras bibliotecas. Ao localizar o recurso desejado é possível importá-lo por cima do recurso existente, mantendo somente o código do título. Todos os demais campos e subcampos são substituídos pelos dados completos cooperados de outra instituição.
Regularmente, a biblioteca precisa fazer inventários para identificar recursos que estão indisponíveis ou desaparecidos. Normalmente esperamos as férias escolares ou períodos com baixa frequência de público para esta atividade, mas a pandemia pode ser uma boa oportunidade. Após a leitura dos livros nas estantes e o processamento do arquivo, é possível emitir relatórios com os livros desaparecidos, encontrados em localização diferente etc. Com certeza a conferência dos itens desaparecidos será mais simples de ser feita sem os usuários consultando os livros que estão nas estantes.
Outra atividade que pode ser realizada neste período é a implementação de atividades de restauro do acervo físico, com a realização de pequenos consertos e limpeza dos itens do acervo. Não é necessário um investimento alto para isso, adquirindo material básico para realizar pequenos reparos como reforço de lombadas, substituição de etiquetas e limpeza dos livros, removendo pó e demais sujidades. Não esqueça de utilizar os equipamentos de proteção individual (máscaras, luvas etc.) para realizar esta tarefa, aproveitando que já estamos utilizando EPIs em decorrência da pandemia.
Lembre-se de fazer um planejamento do que precisa ser adaptado no espaço físico da biblioteca, com instalação de divisórias (o vidro pode ser melhor que o acrílico, já que sua manutenção e limpeza é mais simples), totens com álcool gel e sinalização do uso obrigatório de máscaras.
A realização de atividades como as citadas acima contribui com o desenvolvimento das atividades da biblioteca, aproveitando este período único para cuidar da qualidade do banco de dados, das instalações físicas, do acervo e da proteção de usuários e colaboradores. Vamos transformar essa adversidade em ações positivas e de crescimento. Sairemos mais fortes da pandemia!
