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Final de ano: um bom momento para fazer o inventário do acervo da biblioteca

Por Sérgio Silva, consultor comercial na Prima.

Final de ano e período de férias são bons momentos para descansar, verificar a lista de conquistas, rever o planner, desenhar novos sonhos. É um tempo para “colocar a casa em ordem” ou recarregar a bateria. Na biblioteca, é um período ideal para cuidar dos livros, fazer um balanço do número de atendimentos durante o ano ou sondar as listas de sugestões de obras para o novo semestre. É também um excelente momento para realizar o Inventário do Acervo!

Fazer o Inventário da Biblioteca não é uma tarefa fácil, confesso. Mas é necessário para manter a boa gestão do acervo bibliográfico. Não é uma simples contagem de estoque. Por meio dessa tarefa, tem-se um diagnóstico sobre a situação presente do acervo. Diretrizes para melhoraria de cuidados com o acervo podem ser definidas com base nos relatórios do inventário. Os materiais da biblioteca são parte do Patrimônio de uma Instituição, por isso, é preciso dar a devida atenção a essa importante tarefa.

Dentre os benefícios do processo do inventário destacam-se:

  1. • Verificação de possíveis obras desaparecidas ou extraviadas;
  2. • Identificação de materiais que necessitam de restauro ou novo etiquetamento;
  3. • Correções na ordenação da classificação de obras nas estantes;
  4. Emissão de relatório de Itens fora do lugar, itens não encontrados ou materiais não pertencentes ao acervo.

E para executar um inventário com mais eficiência, há abaixo algumas dicas:

• Pausa no Serviço aos Usuários

Os intervalos de férias de final de ano costumam ser excelentes períodos para anunciar o “Fechado para Balanço”. Quando possível, mantenha a biblioteca fechada ao público. Não efetue tarefas de empréstimo ou devolução durante o processamento do Inventário. Isso pode interferir no resultado sobre a situação atual do acervo.

• Guarda dos itens da biblioteca nas estantes previamente

Recolha todos os materiais da biblioteca, tire todas as obras e revistas de carrinhos de biblioteca ou balcão de atendimento, por exemplo, e guarde-os nas estantes, em seus respectivos lugares. Isso é a tarefa Nº 1.

• Execução da Leitura de itens do acervo nas estantes

Divida a conferência dos itens da biblioteca por intervalos de classificação ou corredores de estantes. Exemplo: uma pessoa da equipe confere a classificação de 000 a 028.5. Outra, confere a classe 800. Ou faça a divisão de conferência por corredores. Deixe os corredores A e B para um, corredor C para outro, assim por diante. Quando a Instituição possui um sistema de Biblioteca com o recurso de Inventário, poderá fazer a captura dos códigos de tombo de exemplares através de coletores de dados. O Software faz o processamento da leitura e emite um diagnóstico preciso sobre os itens do acervo. Um processo muito mais rápido e confiável.

Métodos de Conferência do Acervo

I. Conferência via Relatório Topográfico

Uma forma tradicional de processar o inventário é percorrer as estantes da Biblioteca com uma lista impressa de registros de exemplares e tombos. O trabalho consiste em conferir linha a linha se o material está no seu devido lugar, verificar se todos os itens presentes nas prateleiras conferem com a referida lista. Não encontrando um item, precisará checar se está emprestado, fora do lugar ou se figura como desaparecido ou extraviado. O procedimento desta forma é muito lento e manual. Somente após a verificação das listas de tombo e checagem nos registros de empréstimo, poderá se afirmar que o livro, por exemplo, está desaparecido. Mesmo assim, poderá ocorrer falhas no processo.

II. Inventário via Sistema de Biblioteca

Quando a Instituição possui um sistema de gerenciamento de biblioteca, o processo se torna mais fácil. O bibliotecário pode, primeiramente, capturar os números de tombo dos itens nas estantes através de um coletor de dados ou arquivo de bloco de notas. Essa leitura pode ser feita por intervalo de classificação, ou mesmo por captura completa de todos os itens da biblioteca. Finalizada a coleta dos tombos, o arquivo é importado para o Sistema. O Software faz a comparação de leitura dos tombos das estantes com os registros presentes no banco de dados. Com este processamento, por meio do Banco de dados da Biblioteca, é possível gerar relatórios ou estatísticas sobre a presente situação do acervo. De forma prática, o bibliotecário poderá verificar a lista de itens encontrados, emprestados ou desaparecidos.

Sua biblioteca realiza o inventário anual do Acervo Bibliográfico? Que métodos utiliza? Compartilhe nos comentários sua experiência. O sistema SophiA Biblioteca possui um recurso de Inventário que facilita o processamento desta tarefa na Instituição. Quer saber mais sobre este recurso? Entre em contato com nossa equipe pelo telefone 0800 55 7074 ou pelo e-mail vendas@prima.com.br.

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