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Por SophiA Em Gestão Escolar

Gestão escolar: como otimizar seus resultados?

Veja como um sistema de gestão escolar ajuda a instituição de ensino a otimizar o tempo dos colaboradores e os resultados de áreas importantes do colégio

A gestão escolar contempla diversas áreas de uma instituição de ensino, do setor administrativo até o pedagógico. Mas, sabemos que a razão de ser de uma escola é a educação dos alunos, por isso, o processo de ensino-aprendizagem ocupa bastante tempo dos gestores, afinal esse é o segmento mais nobre das instituições de ensino.

Porém, as outras etapas da gestão escolar também são importantes, pois ajudarão a sustentar o colégio no mercado educacional. Mas, com profissionais assumindo a área pedagógica juntamente com a TI, a secretaria, a base operacional, a gestão financeira escolar, entre outros setores, fica bastante difícil de dar conta de tudo e ainda otimizar os resultados.

Para conseguir ser assertivo em todos esses processos, os gestores devem considerar a adoção de recursos tecnológicos, como o sistema de gestão escolar. Essa plataforma foi criada para ajudar as instituições a administrar processos internos, otimizando não apenas o tempo dos profissionais, mas também os resultados obtidos pela escola.

Caso você ainda não conheça a estrutura de um sistema de gestão escolar de qualidade, não deixe de conferir a sequência deste artigo, pois listamos os principais benefícios oferecidos pelas melhores plataformas do mercado.

Foco nas ações administrativas

Com os avanços tecnológicos dos últimos anos, muitos recursos foram criados para auxiliar os profissionais de diversas áreas em suas tarefas diárias. Com o segmento de educação não foi diferente. O sistema de gestão escolar, por exemplo, ajuda a otimizar processos operacionais dos colégios, sendo eficaz na organização das informações e também na execução das rotinas de trabalho.

Com essa tecnologia, a gestão administrativa escolar se torna mais assertiva e ágil, com a automatização de alguns processos, como:  

- Planejamento e controle de estoque, desde a cotação com fornecedores até a movimentação e reposição de itens;

- Emissão de notas fiscais de serviços diretamente pelo sistema;

- Integração com o sistema utilizado pelo escritório contábil parceiro da escola, o que aumenta a confiabilidade das informações providas, otimiza o tempo e garante respostas mais rápidas.

Gestão financeira escolar de excelência

Para otimizar resultados, as instituições de ensino precisam ter uma gestão financeira escolar eficaz. Isso porque, no dia a dia, o gestor precisa acompanhar o andamento das contas da instituição. Mas, como mencionado no início, nem sempre ele possui tempo disponível para essa análise, pois está bastante envolvido com as práticas pedagógicas.

Uma das vantagens oferecidas pelo sistema de gestão escolar é o acesso rápido, e a qualquer momento, de todo o fluxo financeiro da escola, o que ajuda, por exemplo, a diminuir a inadimplência dos alunos. Deste modo, a gestão financeira escolar passa a entregar melhores resultados, pois serviços essenciais do setor são otimizados pelo sistema. São eles:

- Registro e acompanhamento das contas a pagar;

- Possibilidade de disponibilizar a ficha financeira e a 2ª via do boleto bancário via internet;

- Informações para apoiar a tomada de decisões, por exemplo, relatórios de fluxo de caixa, descontos concedidos, faturamento por turma, dentre vários outros pontos;

- Informatização de processos com a integração com os principais bancos, o que permitirá a eliminação de erros e a otimização de rotinas financeiras.

Ações de marketing mais assertivas com o sistema de gestão escolar

Para que a escola consiga de fato otimizar os seus resultados, é importante que ela se apresente de forma eficaz na captação e também na retenção de alunos. Esse processo é desenvolvido em conjunto com uma boa gestão de marketing, que precisa ter uma visão completa do negócio, facilitando a identificação de oportunidades.

O sistema de gestão escolar também contempla essa área, disponibilizando para as instituições de ensino informações e recursos para desenvolver ações de divulgação mais eficientes. Além disso, há canais projetados para facilitar o gerenciamento de contatos e o retorno do investimento em cada estratégia de marketing promovida pelo colégio.

Ao compartilhar esses importantes serviços com o sistema de gestão escolar, a equipe gestora terá mais tempo para se dedicar a área pedagógica, com a tranquilidade de ter os resultados dos setores administrativos, financeiros e de marketing otimizados pela plataforma.

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