A partir do Decreto nº 9235, de 15 de dezembro de 2017, as Instituições de Ensino Superior (IES) passaram a ter como obrigação criar seus acervos acadêmicos digitais, uma adaptação do acervo físico, para que este passe a operar também em formato eletrônico.
Após substituição do Decreto nº 9235 pela Portaria MEC nº 315, a data final para implantação da nova ferramenta pelas IES é abril de 2020, apesar disso, é importante lembrar que, ao final de 2019, as instituições já podem começar a receber visitas de agentes responsáveis pela fiscalização, a cargo averiguar o andamento do processo.
Quais documentos devem estar no acervo digital
A Seção VIII, Art. 37, da Portaria MEC n º 315 define que devem constar neste catálogo digital “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.”
O prazo e os critérios da conversão são dispostos no Art. 45 e o item seguinte, no Art. 46, aborda a necessidade de contratação de um sistema especializado no gerenciamento de documentos eletrônicos. Vale lembrar que o não atendimento às normas estabelecidas pela nova Portaria pode ser caracterizado como irregularidade administrativa, porém, sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e criminal.
Os benefícios da mudança
Nesse primeiro momento, as novas regras podem ser encaradas como mais uma obrigação imposta às instituições, mas existem inúmeros benefícios na implantação do acervo digital, o principal deles, acompanhar a transição natural de informações que estão migrando do papel para os meios digitais nas instituições de ensino e em todas as demais esferas sociais.
Somados a esse benefício principal, estão outros como, mais segurança, controle e organização no manuseio desses documentos. São inúmeras as melhorias, tanto para as instituições como para os estudantes.
Como escolher o software ideal
O fornecedor do software para a gestão do acervo acadêmico digital deve ser eficiente, confiável e possuir uma boa reputação de mercado, além de uma marca sólida e que transmita confiança. Também é preciso considerar que haja experiência desse fornecedor com atuação no mercado de soluções para gestão acadêmica e conhecimento sobre a legislação brasileira. Já o sistema, precisa ser intuitivo, útil e prático, com fácil localização dos documentos e bom suporte técnico.
O software SophiA Acervo Acadêmico é especializado no gerenciamento de documentos eletrônicos e traz soluções eficientes para as IES que farão a migração do acervo acadêmico físico para o digital. Além de ser fácil de operar, tem bom custo-benefício e todos os recursos fundamentais para a melhor gestão do acervo.
Para saber mais sobre o software para gestão de acervo acadêmico digital, solicite uma demonstração das aplicações da ferramenta.
