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Qual o melhor momento para planejar a mudança do sistema de gestão da biblioteca

Por Sérgio Silva, consultor comercial na Prima.

Para realizar uma gestão eficiente da biblioteca, muitas vezes, as instituições se deparam com a necessidade de substituir o Sistema de Gerenciamento do Acervo. Neste processo, alguns aspectos são determinantes no sucesso da substituição do software.

O sistema de gestão da biblioteca costuma armazenar os metadados de registros bibliográficos do acervo, dados de usuários e histórico de circulação. Alguns sistemas mais simples não possuem esse conjunto de recursos mais completos. Neste caso, a substituição da tecnologia se faz ainda mais necessária.

Uma escolha correta do software passa pela análise das necessidades do novo sistema de gestão da biblioteca. Dentre os fatores que determinam as escolhas do novo software estão:

• facilitadores para o processo de catalogação: recursos de importação de registros;

• acesso a catálogo colaborativo;

• emissão de relatórios de dados bibliográficos;

• segurança no controle de tabela de autoridades;

• gerenciamento de acervo físico e digital;

• recurso de integração com outras bases de dados;

• ergonomia;

• boa interação com o usuário;

• controle preciso no processo de circulação;

• terminal de pesquisa do usuário mais intuitivo e versátil.

Além do processo de seleção do sistema, outro fator determinante é a escolha do serviço de migração de dados, oferecido pela empresa do software. A troca de sistema costuma exigir o serviço de migração de dados. Mas esse serviço não se justifica muito quando a biblioteca é pequena. Se enumerássemos uma lista de infortúnios, teríamos exemplos quase inimagináveis.

Por essa razão, a escolha da empresa é tão importante quanto a busca por um novo software. A migração de um sistema de gestão da biblioteca por outro inclui alguns passos:

1. Identificação dos tipos de dados que devem ser migrados;

2. Análise dos metadados do banco de dados de origem;

3. Mapeamento de campos para o processo de migração;

4. Processamento de migração para o Sistema de destino;

5. Entrega da base de dados no sistema novo;

6. Processo de validação dos dados migrados;

7. Definição de datas para a substituição dos sistemas na Biblioteca;

8. Agendamento da migração de dados definitiva;

9. Início dos trabalhos no novo sistema da Biblioteca.

O processo de migração de dados não é rápido, como muitos imaginam, nem é um simples copiar e colar de caracteres. É preciso comprometimento com o trabalho tanto do fornecedor quanto do cliente para que o resultado seja o melhor possível.

Em qualquer período do ano, o serviço de migração pode ser realizado. Mas, devido ao tempo envolvido no trabalho, há duas janelas ideais: dezembro, janeiro e julho. Uma biblioteca universitária, por exemplo, pode utilizar esses períodos para substituir o software de gestão da biblioteca. Devido ao calendário acadêmico, nessas épocas do ano, a demanda de atendimento na biblioteca é menor. Isto facilita a dedicação ao processo de análise dos dados migrados.

A Prima, empresa que desenvolve a linha de softwares SophiA e Philos, possui vasta experiência no processo de migração de dados. Sabemos da importância de preservação dos metadados de uma biblioteca, da sua história. Muitas instituições relutam na troca de sistema devido a esses fatores.

Se você tem dúvida sobre a mudança do sistema da sua biblioteca, entre em contato com nossa equipe comercial, iremos explicar como realizar esse processo de maneira profissional.

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