Ter o sistema de gestão acadêmica para universidades certo faz toda a diferença para sua instituição ter sucesso.
Afinal, um bom software, fácil de implementar e de operar, torna processos mais ágeis, práticos e eficazes.
Ajudando a lidar com os desafios da gestão educacional, ele garante vantagens para a instituição, corpo docente, equipe acadêmica e administrativa. Assim como para alunos, pais e responsáveis.
Por isso, é essencial escolher a melhor plataforma disponível no mercado. Sempre considerando a solução está de acordo com suas necessidades.
Mas como fazer isso? Comece com estas dicas importantes para ajudá-lo a escolher o melhor sistema de gestão escolar para universidades.
O que considerar ao escolher um sistema de gestão acadêmica para universidades?
O primeiro passo é pesquisar, evitando escolhas inadequadas e desperdício de recursos nesta busca.
Então identifique as necessidades de sua instituição e analise cada solução com bases nestas dicas sobre a escolha do sistema de gestão acadêmica certo para a sua escola:
1) Atualizações consistentes
A evolução tecnológica acontece em uma velocidade considerável. Com a constante introdução de novos dispositivos e tecnologias, novos requisitos de usuários surgem a cada dia.
Por isso, ao escolher um sistema de gestão acadêmica para universidades, é necessário adotar uma solução que continue evoluindo com o tempo.
Opte por aplicações que são constantemente atualizadas, levando em consideração as novas tendências da tecnologia.
Um bom exemplo nesse sentido, são as soluções que permitem a assinatura eletrônica de documentos. Sem que a pessoa precise ir fisicamente à secretaria da faculdade.
Nesse sentido, considere a experiência da empresa desenvolvedora, seu tempo de mercado e veja a opinião de usuários sobre ela.
E dê preferência à quelas que são atualizadas automaticamente, sem que você precise pagar por esses aperfeiçoamentos.
2) Sistema de gestão acadêmica para universidades exige flexibilidade
O sistema acadêmico e os processos relacionados mudam com uma certa periodicidade. Então é necessário entender o nível de flexibilidade oferecido por cada sistema de gestão acadêmica para universidades.
Dessa forma, o software escolhido deve se adaptar às mudanças na sua instituição. E não a organização se adaptar ao que o software disponibiliza. Por exemplo, oferecer um aplicativo para agilizar a comunicação entre a instituição e seus alunos!
Por isso, procure um software flexível e robusto, preparado para se adequar e integrar todos os dados existentes desde o primeiro dia de funcionamento da sua escola.
3) Confiabilidade
Ao escolher um sistema de gestão acadêmica para universidades, é importante focar apenas naqueles testados e confiáveis.
Como gestor de um estabelecimento de ensino, a coisa mais importante a considerar é quanto tempo outras instituições estão usando o software. Assim como se ele tem sido capaz de atender às suas necessidades, mesmo em momentos críticos.
Por exemplo, ter uma solução que funcione por pelo menos cinco anos é bom o suficiente. Mas uma solução que se mantenha funcionando efetivamente por um período mais longo torna a escolha ainda mais eficaz.
É importante também checar se a solução possui reputação no mercado, como premiações do setor e reconhecimento de outras instituições.
4) Evolução é essencial em um sistema de gestão acadêmica para universidades
Outro fator importante a ser considerado também é a evolução da aplicação ao longo dos anos.
O sistema de gestão acadêmica para universidades tem acompanhado as instituições através das mudanças vividas pela sociedade ao longo do tempo? Como mudanças no currículo?
Além disso, ele evolui de forma a atender às crescentes necessidades que a sociedade espera dos alunos? Estas são perguntas que precisam ser respondidas.
5) Suporte a longo prazo
Ao contratar um sistema de gestão acadêmica para universidades, cheque como funciona o suporte – da instalação ao pós-venda.
Infelizmente, é muito comum que gestores de ensino tenham experiências ruins com plataformas usadas anteriormente. Como a ausência no caso de atualização ou suporte crítico em uma emergência.
Por isso, é essencial garantir que a solução seja de uma empresa bem estabelecida. Além disso, ela deve ser especializada em uma solução de softwares para instituições de ensino.
A Prima está no setor desde 1993, desenvolve os softwares como o SophiA Gestão Acadêmica, e hoje possui mais de 3.500 clientes utilizando suas soluções – no Brasil e no exterior.
Além disso, faz parte da Volaris, divisão da canadense Constellation Software. Uma das maiores companhias de tecnologia no mundo.
6) Facilidade de uso
A simpatia do usuário por um software é muito importante. Pois isso pode determinar o nível de benefício que a instituição de ensino irá obter dele.
Quando o sistema de gestão acadêmica para universidades é muito complicado, a adoção pode não ser a ideal.
Como o objetivo é agilizar processos, se professores, equipe administrativa, alunos e pais não souberem operar, ele não funciona para sua organização.
Para contornar isso, vale solicitar uma demonstração da plataforma. Além de designar alguns membros da equipe para testar suas funcionalidades antes da contratação e implantação.
Faça isso agora mesmo:
Solicite uma demonstração do SophiA Gestão Acadêmica.
7) Sistema de gestão acadêmica para universidades precisa garantir acessibilidade
Muito da eficácia de um sistema de gestão acadêmica para universidades está ligada ao seu nível de acessibilidade e integração com outros sistemas.
O SophiA, por exemplo, está integrado a sistemas contábeis e aos principais bancos. Dessa forma, sua organização pode oferecer:
- Amplo controle dos casos de inadimplência,
- Opção de pagamento recorrente com cartão de crédito,
- Agilidade na baixa automática de títulos,
- Geração de boletos em lote, entre outros.
Além disso, a solução tem integração com o WhatsApp web, descomplicando a comunicação com alunos, pais e responsáveis.
8) Escalabilidade e segurança digital
Inicialmente, a adoção de um sistema de gestão escolar para universidades pode ocorrer nos primeiros estágios de uma organização.
Assim, neste momento você ainda lida com poucos registros de alunos/funcionários para compilar, inserir e processar.
Porém, à medida que a escola cresce, os registros também continuam crescendo. Dessa forma, cresce o número de colaboradores e alunos. Assim como o volume de pais que também acessarão o aplicativo.
Se o aplicativo não foi projetado para escalar, ele pode se tornar inutilizável em pouco tempo. Por isso, observe como essa questão se aplica na solução que você pretende contratar para sua instituição.
Verifique também, qual o nível de proteção digital da solução. Bem como, se ele facilita ao seu estabelecimento estar em conformidade com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados.
9) Impacto no aprendizado
O objetivo principal de cada instituição de ensino é passar conhecimento para seus alunos.
Então qualquer sistema de gestão acadêmica para universidades que não contribua positivamente para a base de conhecimento da instituição não funciona.
Com o SophiA, isso está garantido. Entre os seus recursos está a possibilidade de oferecer conteúdos didáticos e tarefas – tudo via internet.
Além disso, é possível acompanhar os acessos realizados pelos alunos e responsáveis. Assim fica fácil checar se a classe tem consumido os materiais publicados pelos professores.
Conclusão: SophiA pode ser o sistema de gestão acadêmica para universidades certo para você
Como você pode ver, a tecnologia pode revolucionar processos em sua instituição, tornando a rotina mais prática e ágil para todos os usuários.
Além disso, pode ajudar a entregar mais valor para alunos, pais e responsáveis. Assim, você cria boas experiências para alunos, pais e responsáveis.
Portanto, a escolha certa deve ser baseada nos pontos mencionados acima. Através deles, você garante uma solução que contribui efetivamente para o sucesso de sua instituição. Uma solução inovadora e completa como SophiA.
