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Vamos falar um pouco sobre sistemas de bibliotecas?

Por Liliana Giusti Serra. Doutora em Ciência da Informação pela Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho (UNESP). Mestre em Ciência da Informação pela Escola de Comunicações e Artes na Universidade de São Paulo (ECA/USP, 2015). Especialista em Gerência de Sistemas (2008) e graduação em Biblioteconomia (1992) pela Fundação Escola Sociologia e Política de São Paulo (FaBCI/FESP). Profissional da informação dos sistemas SophiA Biblioteca e SophiA Acervo.

O uso de tecnologias não é novidade para bibliotecas. Mesmo no passado, quando os computadores não eram realidade nas bibliotecas, já podíamos dizer que utilizávamos tecnologias diversas para realizar rotinas como emissão de fichas catalográficas, controle de circulações, tombamento de exemplares físicos e localização de recursos de informação, ainda que em ambiente analógico. Entretanto, o uso de TICs em bibliotecas proporcionou a automação de serviços rotineiros, representando ganho de tempo aos bibliotecários e auxiliares que não precisam mais investir muitas horas para realizar atividades que podem ser realizadas com o acionamento de um botão, ou ainda, de forma automática.

Termos como automação, informatização ou digitalização podem ser compreendidos como sinônimos por algumas pessoas, porém não são. A automação compreende o uso de tecnologias para desempenhar tarefas de forma mais rápida, permitindo que o tempo dos colaboradores da biblioteca possa ser empregado em outras atividades. Isso não significa que automação é o mesmo que a adoção de um sistema na biblioteca. Esta afirmação não pode ser feita, porque muitas vezes pode ocorrer de um sistema automatizar uma ou outra atividade da biblioteca, mas não a gerenciar como um todo. Sistemas para bibliotecas podem proporcionar diversas funcionalidades e as instituições e seus bibliotecários normalmente buscam uma ferramenta integrada, que permita o controle de diversas atividades e serviços prestados.

Quando as aplicações de sistemas em bibliotecas aqui no Brasil começaram a se popularizar, era comum ter uma ferramenta somente para catalogação do acervo sem, contudo, realizar a gestão da circulação. Era necessário ter outra ferramenta para controlar os empréstimos e devoluções e este controle não era necessariamente integrado com o catálogo online, por exemplo. O fato é que as bibliotecas precisam de muitas rotinas e processos para controlar e medir as atividades realizadas e os sistemas integrados são ferramentas fundamentais para isso.

Um dos primeiros usos de tecnologia em bibliotecas foi para o desdobramento de fichas catalográficas. Foi nesse cenário que foi desenvolvido o formato MARC. Primeiramente para permitir que máquinas gerassem fichas de forma automática a partir de uma ficha matriz, poupando muito tempo da equipe da biblioteca, além de desperdícios oriundos de erros de datilografia nas fichas 7,5 x 12,5cm. Com o passar do tempo, o formato foi expandindo suas aplicações, sendo usado para intercâmbio de fichas entre bibliotecas, troca de registros entre máquinas, reaproveitamento de recursos catalogados por outras bibliotecas etc., contribuindo com a dinamização da disponibilidade de novos recursos de informação aos usuários.

No contexto brasileiro podemos falar que o boom da adoção de sistemas em bibliotecas ocorreu na década de 1990. Antes disso, algumas poucas bibliotecas universitárias tinham recursos financeiros, de pessoal e tecnológicos para inclusão de computadores. Isto era decorrente da política nacional da época que implementou a reserva de mercado a computadores e softwares na indústria brasileira no período de 1976 a 1992. Ao invés desta reserva de mercado fortalecer a indústria nacional, ela proporcionou atraso na adoção e desenvolvimento de produtos para bibliotecas no Brasil. Em decorrência deste fato, as primeiras soluções oferecidas às bibliotecas brasileiras eram estrangeiras, destacando dois players neste cenário: Aleph, da empresa ExLibris, e o Virtua, da Virgínia Tech Library System (VTLS). Antes destas soluções, a opção mais popular era o software livre ISIS, que depois evoluiu para o WINISIS, e que foi o primeiro sistema utilizado em diversas bibliotecas. O WINISIS ainda é utilizado em algumas bibliotecas nos dias de hoje, apesar de existirem ferramentas bem mais poderosas e com mais recursos que ele.

Com a abertura do mercado para a aquisição de computadores e seus componentes e, fomentado pela presença de alguns players estrangeiros, o mercado de sistemas para bibliotecas no Brasil começou a se desenvolver. Se antes era preciso recorrer a uma solução estrangeira, nem sempre com suporte, interfaces e manuais em português, em pouco tempo foram surgindo opções nacionais. Foi neste cenário que nasceu o SophiA Biblioteca, em 1997.

Os sistemas no começo desempenhavam algumas funcionalidades. Com o passar do tempo, experiência e exigências de bibliotecários, as soluções foram ficando cada vez mais robustas, buscando controlar e medir as atividades desenvolvidas pelas bibliotecas, agregando recursos ao que, à princípio, seria somente para catalogar e emprestar os itens da coleção. Em diversos momentos vimos a biblioteca recorrer a outras ferramentas para controlar conjuntos distintos de recursos. Isso aconteceu com o empréstimo de chaves e equipamentos, adaptações feitas pelas bibliotecas, controle de aquisições, adoção de ferramentas de repositórios para disponibilização de bibliotecas digitais etc. Cada vez mais, entretanto, é recomendado que uma única ferramenta centralize cadastros, serviços e gestão, com geração automática de indicadores e gráficos, facilitando a experiência de bibliotecários e usuários, além de representar menor investimento por trabalhar com solução única, sem necessidade de integrações ou cargas, recargas ou exportações periódicas de registros.

Abaixo relacionamos algumas funcionalidades e serviços que são oferecidos pelo SophiA Biblioteca e Philos (exclusivo para bibliotecas escolares), aderente à visão que um sistema de prover a gestão de todas as atividades e serviços oferecidos pela biblioteca. Estas funcionalidades estão distribuídas por tipo de biblioteca, porém não são recursos exclusivos dos segmentos, podendo ser aplicadas a quaisquer interessados.

Bibliotecas públicas: carrosséis com últimas aquisições e materiais mais emprestados, interface visual e atrativa aos usuários, simplicidade de uso, criação de ilimitadas listas de favoritos por usuários, acesso a conteúdos digitais, controle de restrição a arquivos digitais, publicação de avisos aos usuários, aplicação de pesquisas de opinião (estudo do usuário), reservas e renovações à distância, integração com ferramentas antifurto, baixa em lote etc.

Bibliotecas escolares: organização do acervo em categorias por cor, identificação de público-alvo, geração de etiquetas com cores de categorias e públicos-alvo, busca sem necessidade de digitação, em interface simples e intuitiva, direcionada para leitores em fase inicial de letramento, interface touch screen, simplicidade para customização de interface da pesquisa online, importação de registros por ISBN, com inclusão automática de capas, devolução em lote, geração de estatísticas com gráficos e tabelas de forma automática de redes de bibliotecas (módulo Painel de Gestão) etc.

Bibliotecas universitárias: emissão de nada consta pela Web, consulta e realização de reservas, renovações, consultas e auto empréstimo por APP (módulo APP), publicação de bibliografias de cursos, geração de relatórios diversos, inclusive para o MEC, criação de repositórios digitais diversos, inclusive institucional, dispensando uso do Dspace, identificação de registros como produção técnico-científica, terminal para consulta exclusiva de produção institucional (módulo RI), com geração de indicadores e gráficos, integração com fornecedores de conteúdo digital licenciado, QR code para localização dos livros nas estantes, integração com ferramentas de serviço de descoberta, protocolo OAI-PMH (módulo Biblioteca Digital) para participação em projetos colaborativos de bibliotecas digitais etc.

Como tudo que é relacionado com tecnologia, esse é um caminho que não termina nunca! Está sempre evoluindo e podemos afirmar que um sistema de bibliotecas nunca poderá ser considerado pronto, porque novas atividades, rotinas, processos, protocolos estão em atualização constante. O que precisamos é manter o foco nas tendências evolutivas e as demandas de trabalho e serviços prestados para evoluirmos sempre, trazendo aos bibliotecários a possibilidade de, cada vez mais, ter uma ferramenta que contemple diversas funcionalidades e não apenas algumas rotinas. E que tudo fique centralizado em um único ponto, facilitando a manutenção, atualização, acompanhamento de métricas e atividades, facilitando a experiência de bibliotecários e usuários finais.

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